أفضل 12 أسلوب لإدارة مخازن المطاعم

يمكن لإدارة مخازن  المطاعم أن تكون مهمة صعبة حتى لدى أكثر أصحاب المطاعم خبرة حيث يبذل المالكون و المتعهدون وقتاً وجهداً وأموالاً كثيرة في سبيل تبسيط عملية معقدة تتضمن تخطيط الطلبات والمخزون، والتنبؤ، وإعداد الميزانية.

تقدم المطاعم جهدها في الوقت الحالي لِتجنب تكديس السلع وتلفها، ففي المطبخ والعمليات الأمامية يتم التركيز بشكل أكبر على الحجم المناسب لِتحصيص الطلبات بشكل دقيق، حيث يمكن أن يكون لهذه القضايا أن يكون لها تأثير مباشر على الهوامش و الأرباح عند عدم معالجتها.

لذلك يعد إنشاء برنامج قوي لادارة مَخزون المطعم امراً جوهرياً. يجب أن يتناسب البرنامج مع متطلبات عملك الفردية وفي الوقت نفسهُ يجب يستوفي المعايير المتبعة في هذا القطاع ليساعدك على تحقيق غايات الزبائن و توقعات الإيرادات.

إليك 12 من طرائق و أساليب إدارة مخزون المطاعم الموصى بها لمساعدتك على تحسين الأساليب المتبعة في مخزون المطبخ الخلفية.

تعلم مبدأ التحليل الثلاثي للمخزون الخاص بك

ابدأ بتعلم مبدأ التحليل الثلاثي للمخزون الخاص بك، التحليل الثلاثي للمخزون هو عملية تصنيف مخزونك إلى فئات A، و B ، و C بترتيب تنازلي من حيث القيمة.  

يشكل التحليل الثلاثي للمخزون عوناً لمراقبة المخزون من خلال السماح للإدارة بتركيز جهودها في المبيعات على السلع ذات القيمة الأعلى (العناصر ذات الفئة A) مقارنة بالبضائع ذات القيمة الأدنى (العناصر ذات الفئة C). يتم ذلك استناداً إلى مبدأ Pareto الذي ينص على أن 20% من منتجاتك الأفضل مبيعا تمثل 80% من إجمالي عِائداتك.

بعض الامثلة عن البضائع في مطعمك حسب مبدأ التحليل الثلاثي للمخزون ABC يمكن أن تكون كالتالي:

• اللحومات عالية الكلفة مثل لحم الواغيو والمأكولات البحرية مثل الأبالون و الكافيار والمنتجات الطازجة.
• الحبوب مثل الأرز والعدس والمعكرونة و منتجات الألبان.
• زيوت الطبخ، و الملح، والسكر، والمنتجات الغير قابلة للتلف السريع.

يمكن للمطاعم أن تبدأ في تحقيق زيادة في هامش ربحها عندما يتم زيادة التركيز بشكل كبير على عناصر الفئة (A) واستهلاكها قبل أن تتلف مما يعني إعطاءها أولوية في القائمة العليا حال وصولها، فإذا شارفت فترة صلاحية هذه العناصر على الانتهاء ولم يتم بيعها، عند ذلك يحين وقت تقديمها كأطباق مسائية خاصة أو تقديمها بسعر مخفض.

تعرف على مؤشرات الأداء الرئيسية للمخزون

تعد مؤشرات الأداء الرئيسية للمخزون جانب هام لإدراةَ المخزون لإنّها تزود بالبيانات الهامة حول معدل دوران المخزون، والمبيعات، ومتطلبات الزبون، والمشتريات، و النفقات و غيرها الكثير. من الأساليب الجيدة أيضاً إعطاء اهتمام كبير بتكاليف نقل المخزون، وشطب المخزون ، و دوران المخزون ، ومعدلات سد حاجة الطلب ومعدلات الدورة.

تقوم مؤشرات الأداء الرئيسية للمخزون بالحد من التخمين من خلال وضع أهداف واضحة لتحقيقها كل يوم، نصف سنة مالية، أو سنة مالية كاملة. إن إعداد الاهداف واتباع مؤشرات الأداء الرئيسية للمخزون يزود المطاعم بالبيانات الضرورية لاتخاذ قرارات عمل استراتيجية والتي تعود على المطعم بأفضل الأرباح.

إن حلول إدارة مخزون المطعم يجعل من السهل تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للمخزون والتي يمكن أن تستخدم لإظهار التقدم، وتوضيح الجوانب التي تتطلب الإجراءات الناجحة.  

مراقبة المخزون الخاص بك

إن تتبع الدفعات ومراقبة تواريخ صلاحية المنتج عن كثب يسمح للمطاعم بمعرفة وضع مخزونها، و الكمية المتبقية منها قبل أن يتم التخلص من الزوائد إلى النفايات .

عند تطبيقك لتتبع الدفعات يمكنك مراقبة مجموعات متعددة من العناصر ويعد هذا امراً بالغ الاهمية اذا كان لديك عناصر قد أوشكت مدة صلاحيتها على الانتهاء، أو عناصر مسترجعة، أو عناصر بأغلفة تالفة، أو أي من المشاكل الاخرى.  

بغض النظر عن حجم مطعمك فـ حساب المخزون هو أمر يحتاجه كل مشروع تجاري.

وبفضل تقنيات مثل أنظمة نقاط البيع السحابية باستخدام برنامج إدارة مخزون المطاعِم المتكامل أصبحت عملية جرد المخزون متطورة وخالية من المتاعب فمن شأن هذه الأنظمة إلغاء الحاجة إلى تسوية المخزون يدوياً وإزالة أي تناقضات بين مخزونك المحتسب على التخزين السحابي والمخزون على أرض الواقع.

قم بتنفيذ إجراءات شراء فعالة

إن التأكد بأن مستوى مخزونك قادر على تلبية متطلبات المطعم في كل الأوقات يعد أحد الجوانب المهمة لادارة مخزون المطعم، إذ ينبغي وضع خطط لتقدير كمية مخزون المطعم المتوفرة في أي وقت من الأوقات لكل منتج على حِدى.

تساعدك هذه التقديرات على تحديد المستويات المثالية لإعادة التزويد التلقائي للمخزن (PAR) للمكونات وعناصر المخزون الأخرى في مطعمك. إن مستويات إعادة التزويد التلقائي الدوري تساعد المطاعم على الاحتفاظ بما يكفي من مخزون في متناول اليد، وضمن مستويات من شأنها أن تقلل من مخاطر الإفراط في التخزين و التلف والهدر.

لتحديد المستويات الأمثل لإعادة التوريد، يمكن للمطاعم إلقاء نظرة على اتجاهات مبيعاتها، فمن شأن ذلك أن يعطيها فكرة عن المخزون الذي لا يتم بيعه بالسرعة الكافية أو يتناقص جراء الاستخدام. يمكنك استخدام هذه المعلومات لمراجعة مؤشرات تخزين هذه العناصر ليتم التوفيق بينها وبين أنماط الاستخدام بشكل أكثر دقة.

سيشكل برنامج إدارة المخزون مساعدة كبيراً عندما يتعلق الأمر بتحليل بيانات المبيعات وخط تزويد المخزون، حيث ستعرض مستويات المخزون ومعدلات المبيعات وأكثر عن طريق نظام برمجي جيد لِإدارة مَخزون المطعم.

تساعدك هذه الإجراءات على خفض التكاليف على المدى البعيد من خلال توفير المال ومساحة المخزون للأشياء التي لا تحتاجها عند تخصيص الموارد لعناصر أكثر مبيعاً.

يجب الانتباه للخسائر من الطعام

تخسر المطاعم ما يصل إلى 10% من الطعام الذي تشتريه حتى قبل أن يصل إلى الزبون، حيث تشتري المطاعم غالباً كميات كبيرة من الطعام دفعة واحدة، مما يؤدي إلى التلف قبل بيعها.

يمكن لتكاليف هدر الطعام المتكررة أن تحدث تراجع طفيف في ارباحك، إلا أنه مع الوقت سيتحول إلى خسارات ضخمة لا يمكن تفاديها.

هناك أيضاً طرق أخرى لهدر المصادر مثل الطلبات الواصلة بالخطأ او الموضوعة في غير محلها، والطلبات المنسية أو استبدال المكونات، والطلبات الملغاة والتي ببساطة استغرقت وقتاً طويلاً لتصل إلى الزبون.

يزيد من نفقاتك أيضاً عاملاً أخر وهو هدر الطعام الناجم عن التقسيم غير الدقيق للحصص  الَذي من الممكن أن ينتج عنه بقايا طعام غير مستهلكة واستخدام عبوات خاصة  بالطعام الجاهز والتي لا يتم فرض رسوماً عليها في العديد من المطاعم.

قد لا تُعجب عناصر القائمة بحد ذاتها لِمذاق العملاء في بعض الأحيان ويعود ذلك إلى تفضيلات شخصية، فمن غير المرجح أن تحقق هذه رواجاً جيداً إذا لم يتم تسويقها بشكل صحيح، أو إذا تم الحصول عليها في غير موسمها ولم تكن في أفضل حالاتها.

تطبيق مبادئ التخزين القياسية (FIFO, LIFO)

من بين العديد من المبادئ القياسية لإدارة مخزونك بفعالية، يبرز مبدآن اثنان.

 FIFO : (الوارد أولاً يصرف أولاً)

 LIFO: (الوارد أخيراً يصرف أولاً)

ينطوي مبدأ FIFO ببساطة تصنيف مخزونك حسب تاريخ شراء المنتجات أو تصنيعها، و وضع البضائع القديمة في المقدمة أو في الأعلى ليتسنى لك استخدامها أولاً. تساعدك هذه الطريقة في العثور على مكان الطعام لديك بسرعة أكبر والاستفادة منه بشكل أكثر فعالية، كما يعد مبدأ FIFO مجدياً جدًا عندما تتواجد عدة نماذج من المنتج نفسه.

في طريقة LIFO ، يتم بيع المكونات التي تم الحصول عليها آخر مرة بِكلفتها الأصلية ويمكن للمطعم القيام بذلك عن طريق تخزين الأطعمة المعلبة مع الإستمرار في شراء المكونات الطازجة. عند استخدام طريقة LIFO لاحتساب التكلفة، يجب على المطعم أن يسجل سعر الشراء الأصلي للمخزون لحظة استخدامهُ، حتى إذا انخفضت قيمة العنصر بمرور الزمن.

يمكن أن يساعد الالتزام بهذه الاجراءات القياسية في القطاع المتعلق بتخزين واستهلاك عناصر الطعام في الحفاظ على الطعام الخاضع للمراقبة.

توقع الطلبات الواردة

إذا لم توظف توقع الطلب كجزء من خطة الإدارة لمخزون المطعم الخاصة بك، فإنك بذلك تفوت فرصة كبيرة لتنمية عملك التجاري.

يعد توقع الطلب واحد من أكثر الإسهامات أهمية من أجل الحصول على مردود وعائدات جيدة للمطعم، حيث يعد توقع المبيعات مسألة جوهرية لكل من المطاعم الصغيرة وشركات المطاعم التي تكون عدة سلاسل، ويمكن لك أن تتوقع اتجاهات المستقبل بالنظر إلى العناصر التي تسجل مبيعاً، والعناصر التي لم تباع، و قضاء الوقت في اكتشاف اتجاهات السوق التي يمكن لها أن تشجع مبيعات عناصر قائمة الطعام الثابتة والإعلانية الترويجية.

المبالغة في دوران التخزين

إذا كان التخزين في مطعمك يتم بشكل غير مناسب فأنت بذلك تخاطر بتخيب أمل زبائنك جراء عدم القدرة على تلبية طلباتهم الخاصة والطارئة. وفي ذات الوقت وجود كمية كبيرة من المخزون قد يعني أن عليك إتلاف الطعام التي سيفسد.

من النصائح الجيدة فيما يتعلق بالزيادة القصوى لدوران التخزين لديك هي أن تشتري العناصر و تقدمها للخدمة بشكل موسمي.

تجديدك لقائمة الطعام لديك وتغيير عروضك في كل موسم يتيح لك الفرصة لعرض أفضل، علاوة على ذلك فإن المنتجات الموسمية المحلية تسهل عليك خفض نفقات النقل وتقليل الانبعاث الكربوني للمحافظة على نظافة البيئة أيضاً.

وبالمناسبة فإن التعاون مع موردين محليين يظهر اهتمامك بالاقتصاد المحلي ويمنحك طريقاً لتكوين علامتك التجارية باعتبارها أخلاقية ومستدامة. إن تجنب الهدر والإستعانة بمصادر محلية هي مسألة تبعث على القلق لدى رواد المطعم المتكررين ذوي الاهتمامات البيئية.

تطبيق مراقبة الجودة

أن إرساء معايير جودة الطعام و الحفاظ عليها يعد أمراً حاسماً لكل مطعم، فهو يضمن سلامة الغذاء، والشعور بالارتياح، ويقلل من فرصة هدر الطعام. تقوم ممارسات مراقبة الجودة اليومية من قبل طاقم المطبخ بالتأكد من قابلية المكونات للاستعمال قبل تحضير الطعام و تقديمه، حيث يتوجب التحقق من أي تدني في الجودة من أجل مسائل التداول والتخزين. ينبغي الإبلاغ عن المشاكل المتعلقة بتوصيل الطلبات إلى طاقم  المشتريات ليقدم بدورهُ ملاحظات للمورد.

العامل اللوجستي

لنتذكر مبدأ 7Rs  المتعلق باللوجستيات ألا وهو الحصول على المنتج المناسب، بالكمية المناسبة، وفي الحالة المناسبة،وفي المكان المناسب، وفي الوقت المناسب، وإلى الزبون المناسب، و بالسعر المناسب، للحفاظ على الإيرادات. يعد نقل و تداول المخزون قبل وصول أي عنصر إلى مطبخك امراً بالغ الأهمية لأي عمل حاسم في المطاعم، حيث يشكل حساب تكاليف النقل، والشحن، والتغليف، والتخزين، بالإضافة إلى شراء المخزون أموراً حيوية في أي من سلاسل التوريد للمطاعم، فهي عمليات مكلفة، وتتطلب عمالة كثيرة، وتستغرق وقتاً طويلاً.

تشرف المطاعم على كل شيء بعناية

ابتداءً من الإستعانةَ بمصادر المواد الأولية، والتخزين والتداول، وتحضير المطبخ والانتهاء بالحفاظ على جودة مكوناتها. من الجيد أن نتذكر عندما يتعلق الأمر بالنفقات اللوجستية أن المخزون الموجود في المخازن لأطول فترة هو الأعلى تكلفة. قم بتحديد ميزانيتك الحقيقية للمخزون والتزم بها عند تقيم نفقات المخزون، ضع في الحسبان ربحية المطعم وكذلك القوة الشرائية لدى العملاء، يعد إنشاء ميزانية مخزون مستدامة أمراً هاماً لاستمرارية المطعم. يعد تقدير تكاليف نقل جميع عناصر المخزون غير المباعة أحد الجوانب الهامة جداً في إعداد ميزانية المخزون، كما يساهم كل من الخدمات اللوجستية والنقل، ومعدات التخزين، والاستهلاك، والضرائب، والتأمين في تكلفة المخزون الإجمالية. حيث ينبغي أن تدرج كل هذه العوامل في ميزانية شراء وإدارة مخزونك.

هل تحتفظ في مخزنك بألف زجاجة من النبيذ الباهظ الثمن في ثلاجات العرض ؟ وتدفع ضرائب إضافية على المعدات الالكترونية الثقيلة في مطبخك ؟ وتنفق المال على خدمات التوصيل السريع للحصول على مكونات باهظة الثمن وقابلة للتلف من جميع أنحاء العالم ؟ يمكن لِتكاليف نقل المخزون في أي مكان أن تضيف حتى 15-30% إلى المبلغ الذي خصصتهُ لشراء بضائع المخزون. قم بتحديد ميزانية مخزونك – والتزم بها فور توصلك إلى كيفية حساب تكاليف مخزونك الحقيقية.

قم بأتمتة الإجراءات المتعلقة بإدارة المخزون عن طريق استخدام نظام بيع النقاط المناسب

عندما تقدم المشاريع التجارية على أتمتة إدارة مخزون المطاعم، تغدو إدارة العديد من هذه العمليات أكثر سهولة. يتنبا نظام إدارة مخزون المطعم الناجح بمدة كفاية المخزون الحالي، وتحديث مستويات المخزون المتاح، ويتيح لك امكانية زيادة الأوامر لشراء المخزون عند نفاد العناصر. يقدم هذا النوع من الأنظمة أيضاًَ تقارير مفصلة عن إدارة المخزون و يمنح حقوقا للوصول إلى المخزون المتوفر وإدارته. إستكشف حلولاً وتقنيات أكثر حداثة في إدارة المطاعم لمساعدة مطعمك على العمل بفعالية أكبر. تقلل مراقبة إجراءات المخزون الفعالة من مخاطر هدر، أو سرقة، أو إساءة استخدام مواردك الثمينة.